情報が散らばっているとき、「まとめる」より先に決めること

この記事で分かること

• 情報を一か所にコピーする前に決めること
• 「正本」と「見る入口」を分ける考え方
• 今日、自分の仕事で小さく試す方法

こんな面倒ありませんか？

「あの資料どこだっけ？」

「こっちの表と、あっちの表、どっちが最新？」

「結局、詳しい人に聞いた方が早い」

情報が増えると、つい「全部まとめれば解決する」と考えます。

でも、コピーして一か所へ集めるだけだと、今度はどれが正しい情報なのかが分かりにくくなることがあります。

先に結論

なぜ起きるのか

仕事の情報は、全部同じ理由で存在しているわけではありません。

顧客情報、進捗、履歴、手順、予定、資料。更新する人も、更新するタイミングも違います。

それを一つの巨大なファイルへコピーすると、更新漏れや重複が起きやすくなります。

まず確認すること

一つの面倒な仕事を選び、次の4つを書いてみてください。

1. 誰が見る？
2. いつ見る？
3. 何を知りたい？
4. その情報の正本はどこ？

たとえば、

• 誰が：授業を担当する先生
• いつ：授業の前
• 何を：今日来る生徒と、その子の現在地
• 正本：生徒マスター、進捗表、予定表

のようにします。

小さく変えるなら

今日は、新しいシステムを作らなくても構いません。

1. いちばんよく探す情報を一つ決める。
2. その情報の「正本」を一つずつ確認する。
3. 正本は動かさず、リンクだけを一か所へ並べる。並べる先は、スマホのメモアプリに新しいメモを1枚作るだけで構いません。ドキュメントでも、紙でも構いません。
4. リンクが作れないもの（LINEのトーク、紙のノート、電話で聞いた話）は、リンクの代わりに「どこにあるか」を一行書く。これも入口の一部として数える。
5. 入口の名前を「○○を見る場所」のように、使う人の言葉にする。
6. 実際に一度使い、「まだ探すもの」が何かを見る。

これだけでも、「まずどこを見る？」で迷う時間は減らせることがあります。

できあがりは、これくらいで構いません。

今週の現場を見る場所

・予定と場所 → 予定表（リンク）
・見積と請求 → フォルダ（リンク）
・やりとり → LINEのトーク
・持ち物 → 事務所の青いノート

下2つはリンクになっていません。それで構いません。「どこにあるか」が一行で分かれば、探す先が決まります。

実際にはこうした

あるプログラミング教室では、生徒情報、学習状況、検定、連絡、予定などが複数の場所にありました。

全部を一つの表へコピーするのではなく、それぞれを正本として残し、生徒単位で必要な情報を表示するWeb画面を作りました。

業務手順も同じ画面へ全文コピーせず、別の正本へリンクしています。

大切だったのは、「情報を集めること」より、先生がその場で何を知りたいかを先に決めたことでした。

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ここはやらない

次のような場合は、いきなり自動化や統合を始めません。

• どれが正しい情報か分からない
• 同じ項目の意味が部署ごとに違う
• 誰が更新するか決まっていない
• 個人情報や権限の整理ができていない
• 入口を作っても誰も使わない

先にルールを一つ決めた方が早いことがあります。

まとめ

情報が散らばったら、最初に全部を集める必要はありません。

誰が、いつ、何を知りたいか → 正本はどこか → 入口をどうするか。

上のプログラミング教室でも、この順番で整理しました。

自分の仕事なら？

自分の仕事では「何が正本なのか」「どこまでまとめればいいのか」が分からない場合は、面倒な仕事を一つ見せてください。

今のやり方を見ながら、変えられそうなところ、今は変えない方がよいところ、次に小さく試すことを一緒に整理します。

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